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Assistante recrutement et gestion des ANT

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FICHE DE POSTE
I – IDENTIFICATION DU POSTE
Libelle du poste : Assistante Recrutement et gestion des Agents Non Titulaires
Direction - Service : Direction des Ressources Humaines
Pôle GPEC –Recrutement-gestion des ANT-Formation et Concours
II – DESCRIPTIF DU POSTE
A / MISSIONS
La Direction des ressources humaines propose et met en œuvre la politique de gestion des
personnels et de développement des ressources humaines de l’Observatoire de Paris.
Elle s’appuie sur deux pôles : un pôle de gestion du personnel, et un pôle GPEC qui est en charge
de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, des recrutements.
Il est en charge des recrutements, de la gestion des agents non titulaires, il organise la campagne
annuelle des concours ITRF, et accompagne les agents dans leur projet de formation
professionnelle.
L’assistante recrutement et gestion des agents non titulaire est en charge de la gestion
administrative des recrutements et assure en binôme la gestion administrative et financière des
agents non-titulaires sur budget Etat et Etablissement dans un établissement qui envisage le
passage aux RCE dans une échéance proche.
Elle assure en binôme, pendant la session annuelle, la gestion administrative et logistique des
concours ITRF.
Indépendamment des fonctions de chaque gestionnaire, c’est la continuité du service rendu au
public qui prime sur toute autre considération.
En l’absence d’un(e) gestionnaire, le service doit s’organiser pour y suppléer.
En raison d’un volume de travail non homogène des gestionnaires sur des courtes durées, le
service doit s’organiser en vue d’une répartition équitable et continue des tâches
B/ FONCTIONS ET ACTIVITES
Missions principales
Assistante
Recrutement
DRH – Pôle GPEC
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du pôle GPEC :
•
Suivi des renouvellements de contrats
•
Gestion des demandes de recrutement et de
renouvellement de contrats
•
Mise à jour des tableaux de suivi : Publication des
demandes de recrutement, des renouvellements de
contrat et des fins de contrat
•
Gestion des fiches de poste : demande aux services
recruteurs
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Missions principales
Assistante
Recrutement
Mission principales
Gestion des agents
non titulaires
DRH – Pôle GPEC
•
Relecture, mise en forme et publication des fiches de
poste sur le site internet de l’Observatoire et les
bouses à l’emploi (BIEP, Pôle Emploi, etc.)
•
Mise à jour du tableau des recrutements
•
Classement des CV (dématérialisés)
•
Mise à jour de la CVthèque
•
Présélection des CV des recrutements des catégories
•
Edition et transmission des CV chaque semaine
•
Assurer le suivi des recrutements avec les services
demandeurs
•
Gestion logistique des entretiens de recrutement
(confirmation des créneaux avec les services,
convocation des candidats)
•
Gestion des dossiers de recrutement
•
Collecte annuel des organigrammes des services et
laboratoires de l’Etablissement
•
Accueillir, informer et conseiller les agents
•
Préparer et rédiger les actes de gestion : rédaction
des contrats de travail, certificat de travail,
attestation Assedic, arrêtés des arrêts de maladie …
•
Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie
dans le logiciel WINPAIE
•
Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie des
agents
•
Assurer le suivi administratif et financier des actions
réalisées
•
Assurer les formalités d’entrée sur le territoire
français des contractuels et des chercheurs étrangers
(conventions d’accueil et dossiers des cartes de
séjour)
•
Veiller au respect et à la bonne application de la
règlementation et des procédures
2/3
Missions associées
Gestion des
concours en binôme
avec la gestionnaire
concours
(3 semaines par an:
2 semaines en juillet
et 1 semaine en
septembre)
•
Mise en place des sessions : jurys, épreuves …
•
Veiller au bon déroulement des épreuves écrites,
orales et pratiques
•
Assurer la logistique de correction, des délibérations
et des publications des résultats
III – COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
•
Connaissances du statut de la fonction publique et de
l'enseignement supérieur et de la recherche
•
connaissances de l’organisation et le fonctionnement des EPSCP
•
Maîtrise de la réglementation en matière de gestion de
personnel (statuts, rémunérations…)
•
Sens de l’organisation
•
Esprit de collaboration
•
Autonomie et polyvalence
•
Capacité d'adaptation
•
Savoir suivre l’évolution des dispositions réglementaires et les
appliquer à des situations concrètes
•
Savoir contrôler et vérifier
•
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel …)
•
Elaborer et contrôler des actes administratifs
•
Savoir organiser et hiérarchiser son activité
•
Qualités rédactionnelles
•
Sens aigu de la confidentialité : respecter les obligations de
neutralité
•
Réactivité et fiabilité
•
Discrétion et sens des responsabilités
•
Capacité à organiser son temps de travail : savoir hiérarchiser et
classer les informations
•
Aptitude à travailler en équipe
•
Capacité à rendre compte
•
Autonomie, rigueur et méthode
•
Capacité à travailler dans l'urgence
SAVOIR
SAVOIR – FAIRE
APTITUDE / QUALITE
DRH – Pôle GPEC
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IV – POSITION DANS L’ORGANISATION
•
Positionnement
hiérarchique :
•
Relations internes :
•
Relations externes :
•
Sous la responsabilité de la Directrice des
Ressources Humaines
Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du
Pôle GPEC
Tous les services communs et laboratoires
de l’Observatoire
Les établissements d’Enseignement Supérieur, le CNRS,
PSL, Rectorat, DRFIP…
V – CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail :
•
Observatoire de Paris, site de Paris
Temps de travail :
•
•
37h30/semaine
7h30/jour
Pour des raisons de continuité de service :
Particularités
du poste :
DRH – Pôle GPEC
•
Travail en trinôme avec la gestionnaire formation et
concours et la gestionnaire des agents non titulaires sur
budget laboratoires
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