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Assistant(e)

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Groupe ESEO
Description de poste
ASSISTANT(E) DES DÉPARTEMENTS SCIENTIFIQUES H/F
Finalité et missions
La mission générale de l’assistant(e) des deux départements scientifiques est d’assister leurs
responsables dans la réalisation et l’organisation des activités courantes des départements. Cette
assistance relève de deux aspects : processus et espace documentaire.
Les départements scientifiques en question sont le Département Electronique et Automatique, et le
Département Informatique et Systèmes. Ces départements permettent d’assurer les activités
d’enseignement et de recherche dans ces deux domaines.
Activités et processus
● Participer à la définition des processus métiers des départements en relation avec les autres
services (Direction de Etudes/ Programmes, Secrétariat Général, etc.)
● Assurer un premier niveau de veille permanente sur les activités liées à ces processus.
● Accompagner l’établissement du plan de charge prévisionnel, sa mise à jour et l’analyse de la
charge (répartition enseignement / recherche / coordination).
● Participer à la coordination des activités d’enseignement (notamment celles en pleine
promotion) et avoir une vue d’ensemble de ces activités.
● Organiser les réunions de département (planification, ODJ, PV).
● Accueillir les intervenants extérieurs en cas d’indisponibilité des responsables
Espace documentaire
● Gérer l’espace documentaire numérique des départements.
● Définir les modèles des documents de l’espace documentaire et veiller à leur respect.
● Assister l’édition des contenus numériques de ces documents ou/et apporter un support à
l’utilisation des outils d’édition.
● Accompagner la planification des suivis de stages et apprentis, des participations aux JPO et
aux salons, en lien avec les services RH et communication.
Profil
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Profil d’assistant(e) de direction organisé(e) et autonome, polyvalent(e)
Compétences dans le domaine de la qualité fortement appréciées
Connaître les outils et les méthodes de l’ingénierie de formation et de la gestion de projets
Avoir un bon relationnel et savoir s'adapter à des interlocuteurs divers (personnel, étudiants et
intervenants extérieurs)
Être doté d’un bon esprit d’initiative pour faire face à des imprévus
Être à l’aise avec les outils informatiques
Être force de proposition pour adapter ou améliorer les méthodes, procédures et/ou
programmes en fonction de sa technicité
Connaissances domaines informatique et électronique appréciées.
Conditions d’exercice
L’assistant(e) des départements scientifiques rapporte aux Responsables du Département
Electronique et Automatique, et du Département Informatique et Systèmes. Il/elle sera rattaché(e) au
Département Informatique et Systèmes.
Les candidatures sont à adresser à service.rh@eseo.fr ; Disponibilité immédiate.
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