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2016 - DOSA - Assistante de Direction-BIEP

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Date de validation RH :
VACANCE DE POSTE
INTITULE DU POSTE
ASSISTANT(E) DE DIRECTION DE LA DOSA
Date de prise de fonction souhaitée
01/09/2016
REPERTOIRE MINISTERIEL DES EMPLOIS-TYPE / R.I.M.E. / REPERTOIRE UCANSS
Répertoire ministériel - Famille professionnelle :
Répertoire ministériel - Code et libellé emploi :
Affaires générales
AFG-20-A : Assistant/Assistante
Correspondance RIME (domaine fonctionnel et emploi)
FPEADM 02-03-05
Correspondance UCANSS (famille professionnelle et métier) 1404
LOCALISATION ADMINISTRATIVE ET GEOGRAPHIQUE
Agence Régionale de Santé Aquitaine-Limousin-Poitou-Charentes
Espace Rodesse
103 bis rue Belleville
CS91704
BORDEAUX CEDEX
Direction : Direction de l’offre de soins et de l’autonomie – DOSA
Pôle ou direction : Direction
PROFIL DU POSTE
Personnel sous statut de la fonction publique :
Catégorie :
Encadrement supérieur
A
B
C
Corps et grade : secrétaires administratifs Catégorie B ou C confirmé
Encadrement : Oui
Non
Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie ou niveau) :
Effectif du service (répartition par catégorie ou niveau) :
DESCRIPTION DE LA DIRECTION / PÔLE / SERVICE
Présentation générale : La direction de l’offre de soins et de l’autonomie (DOSA) est chargée de piloter la politique
régionale de l’offre et l’organisation des établissements et des acteurs dans le champ du soin et de la perte
d’autonomie.
1
Date de validation RH :
Dans ce cadre, la DOSA est chargée de:
• Moderniser les structures pour faire face aux enjeux de santé et assurer une qualité d’accueil
•
Garantir une accessibilité aux besoins de proximité et une graduation de l’offre sur les territoires de santé
•
Impulser des organisations et prises en charge nouvelles, adaptées aux besoins de santé de la population
(transition épidémiologique et démographique)
•
Organiser une coordination des acteurs pour améliorer la lisibilité du système et son efficience
•
Mettre en relation des acteurs de soins et ceux de l’accompagnement médico-social pour fluidifier les
passerelles entre ces deux secteurs
•
Assurer la gestion des professions de santé et contribuer à leur politique de formation (initiale et continue).
DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Objectifs du poste :
Sous l’autorité du coordinateur(trice) du secrétariat du directeur de la DOSA, l’assistant(e) de direction est chargé(e)
de contribuer à la réalisation des missions de secrétariat et d’organisation générale.
Tout en restant affecté sur l’ensemble des missions du secrétariat de direction, il (elle) assiste plus particulièrement le
directeur délégué chargé de l’autonomie et du pacte territoire santé.
Activités principales :
Au sein du secrétariat de direction du Directeur de l’offre de soins et de l’autonomie, l’assistant(e) de direction est
chargé(e) de contribuer à l’ensemble des missions ci-dessous :
- En matière d’appui à l’organisation et au fonctionnement de la Direction :
Appui au Directeur pour les aspects d’organisation générale de la Direction, notamment la coordination
multi-sites au sein de la DOSA, la préparation des CODIR internes et le suivi des décisions, les relations
avec les directions métiers du siège
Coordination des réponses de la DOSA en matière de suivi du CPOM de l’agence et de la feuille de route
du Directeur Général
Coordination avec la Direction de la stratégie, du pilotage et des parcours en matière de planification des
diverses commissions impliquant la contribution de la DOSA et sa participation
Suivi des dépenses de fonctionnement de la DOSA
Gestion du planning collectif
- En matière de structuration et de coordination du secrétariat :
Assurer l’accueil téléphonique et la prise en charge des messages
Organiser la circulation des documents (courrier, messagerie, documentation…)
2
Date de validation RH :
Mettre en place et alimenter un suivi des courriers signalés (lien avec le Cabinet notamment) et
assurer la traçabilité de l’activité de la DOSA
Gérer l’agenda de Direction, organiser les réunions et les déplacements
Préparer les dossiers de Direction, en lien avec l’agenda (rencontres, réunions, colloques etc…)
Rédiger des écrits simples (courriers, notes etc…)
Classer et archiver (plan de classement)
Partenaires institutionnels :
Fédérations, URPS
Gestionnaires/directeurs des établissements et services sanitaires et médico-sociaux et leurs représentants
Partenaires de démocratie sanitaire…
Spécificités du poste / Contraintes :
Disponibilité – réactivité – amplitude horaire en fonction de la nécessité de service
Rattachement hiérarchique : Coordonateur(trice) du secrétariat de la DOSA
COMPETENCES REQUISES
Connaissances (E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions)
E
M
Appréhender l’environnement professionnel et institutionnel dans le champ d’action de la DOSA
X
E
M
Mettre en œuvre les techniques d’accueil physique et téléphonique
X
Prendre en charge l’organisation complète d’une réunion
X
Elaborer un plan de classement et d’archivage
X
Proposer des améliorations de procédures et créer des outils facilitant le fonctionnement
Savoir-être (E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions)
N
X
Maîtriser les outils bureautiques
Savoir-faire (E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions)
A
A
N
X
E
M
Disposer d’une capacité au travail en équipe
X
Faire preuve d’initiative et de réactivité dans le cadre des attributions confiées
X
Faire preuve de rigueur et d’organisation
X
Savoir communiquer de façon précise et adaptée
X
A
N
Cotation des Savoirs et Savoir-faire
Expertise - L’agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former
d’autres agents et être référent dans le domaine (niveau 4 du dictionnaire des compétences)
Maîtrise - L’agent met en œuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres
agents, optimiser le résultat (niveau 3 du dictionnaire des compétences)
Application - L’agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un
autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements (niveau 2 du dictionnaire des compétences)
Notion - L’agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base,
principales tâches, connaissance du processus, global…) (niveau 1 du dictionnaire des compétences)
3
Date de validation RH :
XPERIENCE PROFESSIONNELLE
le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle
ou
expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : agent ayant déjà une expérience de secrétariat de
Direction - Réactivité, capacité d’organisation, qualités relationnelles Connaissance des partenaires institutionnels de l’agence.
CANDIDATURE
Contact
Modalités
Date limite de dépôt
M. Nicolas PORTOLAN
05.57.01.44.40
Formulaire de candidature + CV à envoyer à ARS-ALPC-RECRUT@ars.sante.fr
31 Juillet 2016
4
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